Call us now:
Niszczenie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy, a przepisy RODO w tym zakresie są restrykcyjne. Pojawia się więc pytanie: utylizować dane samodzielnie czy skorzystać ze wsparcia zewnętrznej firmy? Co bardziej się opłaca i jest bezpieczniejsze? Porównaj obie opcje i wybierz najkorzystniejszą.
Dlaczego należy niszczyć dokumenty firmowe?
Zanim przejdziemy do rozważania obu opcji, odpowiedzmy sobie na pytanie: jak niszczyć dokumenty firmowe w sposób prawidłowy i właściwie, dlaczego jest to tak istotne?
Nie chodzi wyłącznie o zrobienie miejsca w firmowym archiwum. Najważniejszym powodem, dla którego należy utylizować dokumenty, jest ochrona zawartych w nich danych wrażliwych Twoich pracowników, klientów, podwykonawców i kontrahentów.
Przepisy RODO wskazują, że po upływie wymaganego czasu przechowywania dokumentacji należy zniszczyć ją w sposób, który uniemożliwi odtworzenie zawartych w niej informacji. Brak prawidłowego niszczenia może doprowadzić do wycieku danych, a stąd już prosta droga do kradzieży tożsamości i wykroczeń prawnych. Taka sytuacja może doprowadzić do kar finansowych, a także utraty wizerunku przez Twoją firmę.
Niszczenie dokumentów na własną rękę – pozornie proste rozwiązanie
Niszczenie dokumentów wydaje się proste. Wystarczy zainwestować w zwykłą niszczarkę biurową za niewielką kwotę i gotowe. W teorii ten scenariusz może się sprawdzić, jednak w praktyce pojawia się szereg wyzwań.
Po pierwsze, do realizacji tego celu jest potrzebna odpowiedni sprzęt. Niszczenie dokumentów wrażliwych wymaga pocięcia ich na bardzo drobne paski – o szerokości maksymalnie 6 mm i powierzchni 160 mm², czyli zastosowania urządzenia klasy P-4 lub wyższej, które wpisuje się w normę ISO 21964.
Najprostszy sprzęt tego typu może być niedrogi, jednak ma bardzo ograniczoną przepustowość. A to oznacza, że zniszczenie jednego segregatora dokumentów może zająć wiele godzin – zwłaszcza że typowo biurowe niszczarki często pracują w krótkich cyklach, po których musi nastąpić nawet kilkudziesięciominutowe chłodzenie. Jeśli więc Twoja firma generuje duże ilości dokumentów, jedna niszczarka nie będzie wystarczająca. Pamiętaj także, że cyfrowe nośniki danych
Po drugie, samodzielne niszczenie dokumentów będzie pochłaniać dużo czasu, a w efekcie – generować wysokie koszty pracy. Do tego dochodzą także koszty konserwacji i napraw sprzętu.
Należy się także zastanowić nad tym, jak zutylizować powstałe ścinki, przeszkolić personel i wyznaczyć przestrzeń dedykowaną niszczeniu dokumentacji.
Powyższe wyzwania sprawiają, że samodzielna utylizacja danych może być nieopłacalna. Warto więc oszacować potencjalne koszty przed podjęciem decyzji o działaniach na własną rękę.
Outsourcing niszczenia dokumentów – dlaczego warto?
Firmy, które zajmują się niszczeniem dokumentów, zapewniają obsługę zgodną przepisami prawa. Najważniejszą zaletą powierzenia dokumentacji zewnętrznemu partnerowi jest bezpieczeństwo całego procesu niszczenia i utylizacji.
Przykładowo, EkoAkta przeprowadza niszczenie dokumentów w 3 klasie utajnienia według normy ISO 21964. Stosowane w tym procesie profesjonalne niszczarki o wysokiej wydajności sprawiają, że odtworzenie danych z przetworzonych umów, faktur czy akt osobowych staje się niemożliwe.
Atutem współpracy z zewnętrznym partnerem jest również optymalizacja kosztów. Choć może to zaskakiwać, przekazanie dokumentacji w ramach outsourcingu często bywa tańsze niż podejmowanie samodzielnej próby ich niszczenia. Powód jest prosty: nie trzeba inwestować czasu pracowników w realizację tego zadania oraz finansów w drogi sprzęt i jego utrzymanie.
Ponadto specjaliści radzą sobie z dużymi ilościami dokumentów do utylizacji efektywnie i bez opóźnień. To m.in. efekt zastosowania sprawdzonych procedur oraz sprzętu o wysokiej przepustowości niszczenia akt.
Warto więc zapoznać się z ofertą zewnętrznego usługodawcy, zwłaszcza przy likwidacji archiwum czy gdy utylizacji wymagają np. rozległe akta pracownicze lub rozliczeniowe. Po przeprowadzeniu procedury niszczenia przez profesjonalistów otrzymasz certyfikat potwierdzający przebieg prac. To ważne na wypadek kontroli.
Jeśli to właśnie ta opcja przemawia do Ciebie bardziej, koniecznie skorzystaj ze wsparcia zewnętrznego. Zaoszczędzony czas i pieniądze będziesz mógł przeznaczyć na rozwój swojej firmy.
