Call us now:
Utrata dokumentacji firmowej może mieć poważne konsekwencje finansowe i wizerunkowe dla Twojego przedsiębiorstwa. Nie chodzi jedynie o przypadek kradzieży, ale także o nieoczekiwane wypadki, np. zalanie. Co, jeśli do niego doszło? Czy da się uratować dokumenty, aby nadawały się do użytku?
Ratowanie dokumentacji po zalaniu – co robić?
Dokumenty firmowe powinny znajdować się w archiwach, czyli wydzielonych pomieszczeniach, które są do tego odpowiednio przystosowane, zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych i mają zabezpieczenia przeciwpożarowe. Najlepiej, jeśli znajdują się w nich automatyczne systemy kontroli temperatury i wilgoci. Mimo wszystko z różnych powodów może dojść do zalania ważnych dla Ciebie dokumentów. Zniszczenia mogą wynikać m.in. z przeciekania dachu lub pękniętej rury. Co wtedy?
Nieocenioną pomoc w tym zakresie oferuje firma Rhenus Office Systems Poland, która zajmuje się profesjonalną obsługą dokumentów fizycznych i elektronicznych. Zapewnia usługę, dzięki której zalanie dokumentów nie musi zakończyć się ich utratą. Jak to wygląda w praktyce?
- Przedstawiciele firmy umieszczą dokumenty w specjalistycznych pojemnikach i zapewnią bezpieczny transport w obie strony.
- Przeprowadzą zamrażanie i osuszanie drogą sublimacji. Dzięki tej metodzie woda odparowuje z dokumentów bez ich uszkadzania.
- Wykonają dezynfekcję. W rezultacie giną mikroorganizmy, które mogłyby niszczyć dokumenty. Więcej o tym procesie dowiesz się w dalszej części artykułu.
- Otrzymasz certyfikat badania mikrobiologicznego. Potwierdza to, że dokumenty zostały osuszone w fachowy sposób, nie będą się na nich dalej rozwijać bakterie i grzyby.
- Uzyskasz zwrot pełnowartościowej dokumentacji.
- Możesz skorzystać z usług dodatkowych, takich jak: porządkowanie uratowanych zasobów, wpięcie w nowe segregatory czy przechowywanie w bezpiecznym archiwum.
Jeśli doszło do zalania dokumentów, nie zwlekaj z działaniem. Jak najszybciej skontaktuj się z Rhenus Office Systems Poland. Z czasem ratowanie dokumentacji firmowej będzie coraz trudniejsze. Usługę opisano szczegółowo na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/osuszanie-dokumentow/.
W przypadku gdy obawiasz się ryzyka kolejnego zalania, weź pod uwagę skorzystanie z bezpiecznych archiwów Rhenus Office Systems Poland. Wykorzystywane w nich zabezpieczenia ograniczają do minimum ryzyko uszkodzenia, utraty lub wycieku danych.
Twoje dokumenty były przechowywane w niesprzyjających warunkach? Mogły się stać siedliskiem pleśni, grzybów czy szkodników. Wówczas sprawdzi się fumigacja. Co to oznacza?
Fumigacja, czyli ochrona dokumentów przed degradacją
Zagrożenia w postaci wspomnianych pleśni, grzybów czy szkodników przekładają się na niszczenie struktury papieru. Kontakt z zainfekowani materiałami jest ryzykowny dla wszystkich osób, które mają z nimi do czynienia. Jak sobie z tym poradzić?
Fumigacja stanowi proces dezynfekcji dokumentów z wykorzystaniem specjalistycznych gazów. Eliminuje grzyby, szkodniki i mikroorganizmy. To metoda skuteczna i bezpieczna nawet w przypadku dokumentów o wartości historycznej. Proces składa się z kilku etapów – w tym przypadku również możesz skorzystać z pomocy Rhenus Office Systems Poland.
Firma odbierze od Ciebie dokumenty i starannie je zapakuje. Wykorzysta specjalistyczne środki fumigacyjne. Cały proces odbywa się w hermetycznych warunkach. Po wszystkim firma upewni się, czy wszystkie zagrożenia zostały wyeliminowane. Poznaj szczegóły całego procesu: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/fumigacja/.
Pamiętaj — dokumenty wymagają szczególnych środków bezpieczeństwa. Jeśli nie chcesz, aby przydarzyły Ci się opisane sytuacje, skorzystaj z outsourcingu w Rhenus Office Systems Poland. Dzięki temu ograniczysz ryzyko uszkodzenia dokumentów i odciążysz pracowników od związanych z nimi obowiązków.
