Call us now:
Ilość dokumentów firmowych wymagających archiwizacji może być bardzo duża, bez względu na skalę działalności. Zakładowe archiwa nierzadko nie są w stanie wszystkich pomieścić, dlatego warto rozważyć usługi świadczone przez wyspecjalizowane podmioty. Czym się kierować przy ich wyborze?
Sprawdź, jak przebiega procedura przechowywania akt
Wydaje się, że archiwizacja w każdym przypadku powinna wyglądać tak samo. Tymczasem nie jest to prawda, ponieważ kolejne dokumenty mogą wymagać innego rodzaju zabezpieczenia. Warto więc sprawdzić, jak wygląda procedura przechowywania akt, zwłaszcza tych, które zawierają dane osobowe. Szczegółowe rozwiązania w tym zakresie poznasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/. Z drugiej strony, warto wybrać podmiot oferujący digitalizację dokumentów. Pozwala ona:
- oszczędzać zasoby,
- elastycznie zarządzać danymi,
- w lepszy sposób zabezpieczyć dane,
- utrzymać dokumentację w dobrym stanie do terminu wymagalności.
Przechowywanie danych w archiwum elektronicznym to rozwiązanie dopuszczalne prawnie.
Oceń profesjonalizm usługodawcy
Usługi przechowywania dokumentów powinny świadczyć wyłącznie wyspecjalizowane podmioty. Niestety, ze względu na brak regulacji, może zaoferować je każdy. Stąd też warto sprawdzić usługodawcę przed nawiązaniem współpracy. Oceń jego podejście do dokumentów, rozwiązania, jakie proponuje czy nawet sam zakres usług. Archiwizacja dokumentacji często idzie w parze z jej niszczeniem. Decydując się na pełny outsourcing, oszczędzasz jeszcze więcej cennego czasu. Tutaj sprawdzisz, w jaki sposób powinny być niszczone dokumenty i akta https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/. Pamiętaj, że niektóre z nich wymagają opracowania specjalnych procedur, które chronią przed wyciekiem danych. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów zawierających dane osobowe, ale także finansowe czy handlowe.
Umów się na wstępną konsultację
Zanim nawiążesz współpracę z firmą niszczącą dokumenty, umów się na wstępną konsultację. W jej trakcie omówione zostaną najważniejsze kwestie, w tym:
- częstotliwość odbioru dokumentów,
- sposób przechowywania dokumentacji,
- dostępność danych w razie potrzeby,
- dodatkowe usługi, z jakich ewentualnie skorzystasz.
Specjaliści chętnie odpowiadają na pytania, wyjaśniają, szukają rozwiązań. Po tym poznasz ich profesjonalizm, wiedzę i doświadczenie. Po pierwszym spotkaniu łatwiej podjąć decyzję o długoterminowej, opartej na zaufaniu współpracy.
